Инструкция пользователя

• Введение
• Установка и обновление
• Задачи
• Календари
• Генератор задач
• Документооборот
• Напоминания
• Справочники
• Дополнительные возможности

Важно! Внешний вид, предназначение и функционирование режимов, приведенные ниже в инструкции, могут отличаться от текущей версии программы. Рекомендуем просматривать протокол изменения версий программы, размещенный на странице Оптим-CRM - профессиональная CRM-программа.

Важно! Программа Оптим-CRM является сетевой программой: она может работать на нескольких компьютерах одновременно с единой базой в рамках локальной сети! Работа с общей базой через интернет не поддерживается!

 

Введение

Оптим-CRM - профессиональная CRM-программа. Учет взаимоотношений с клиентами и персонала фирмы. Режимы: Задачи, Календарь, Генератор дел, Документооборот, Автоматические напоминания. Одновременная работа с общими данными в локальной сети. Основные возможности:

• Учет клиентов
• Ведение базы контрагентов
• Учет взаимодействий с каждым клиентом
• Эффективная работа с документами контрагентов
• Управление персоналом
• Учет заданий сотрудникам
• Управление подчиненными
• Наглядная картина состояния дел
• Взаимозаменяемость сотрудников
• Задачи, Календари
• Учет всех заданий в виде Задач
• Отслеживание статуса исполнения и важности задач
• Представление состояния дел на фирме в виде Календаря
• Цветовое оформление состояния дел
• Документооборот
• Хранение всех документов каждого клиента
• Совместный доступ к документам контрагентов
• Работа с документами любого типа
• Генератор дел
• Автоматическое создание типовых задач
• Произвольные интервалы генерации задач
• Автоматические напоминания
• Напоминания о новых и невыполненных заданиях
• Работа без запуска основной программы
• Работа в области уведомлений (tray)
• Другое
• Многоуровневые справочники
• "Раскраска" задач, менеджеров, клиентов различными цветами
• Разграничение прав доступа
• Защита паролями
• Режим отчетов
• ... и многое другое

Задача – основная единица учета заданий, поручений, дел. Задача – задание для исполнителя в отношении контрагента.

Календарь – удобный и наглядный режим представления состояния всех дел на вашей фирме. Календарь отображает количество дел для каждого менеджера на каждый день. Цветом выделяется степень завершенности задач в рамках каждого дня. Режим Календарь менеджера отображает состояние задач текущего менеджера в разрезе по клиентам.

 

Установка и обновление

Установка программы:

• Программа позволяет работать как с локальной базой данных (к данным обращается только один пользователь), так и с общей базой данных – в сети – в этом случае несколько пользователей одновременно работают с одними и теми же данными.
• При одновременной работе с программой на нескольких компьютерах (с единой базой) различаются: главный компьютер (на котором установлена база данных) и дополнительные компьютеры
• При установке на главном компьютере необходимо включить опцию «Установка базы данных», при установке на остальных компьютерах – выключить эту опцию
• На главном компьютере, после установки программы с базой данных, установите для всех пользователей сети максимальные права на папку с базой данных (пример расположения папки C:\KorsSoft\OptimCRMo.10\BAZA)
• На остальных компьютерах (кроме главного):
• Убедитесь, что в сетевом окружении компьютер "видит" главный компьютер, в том числе папку с базой данных
• Запустите программу и, на запрос о местоположении базы, укажите сетевой путь к папке BAZA на главном компьютере

Обновление версий программы:

• Перед установкой новой версии обязательно сделайте архив базы данных
• Устанавливайте новую версию в новые, несуществующие папки
• Устанавливайте новую версию со своей пустой базой
• Не подключайтесь к базе от старой версии!
• После установки запустите новую версию, убедитесь, что база пустая и выполните режим Администратор - База данных - Импорт.

Задачи

Задача – основное понятие программы. Это документ, фиксирующий постановку и выполнение задания менеджеру вашей фирмы. Как правило, задачи ставятся менеджеру в отношении клиента вашей фирмы, но, кроме этого, часть задач можно ставить без привязки к клиенту, в этом случае используется специальная запись «Нет» в справочнике контрагентов.

К основным реквизитам Задачи относятся:

• Номер и дата задачи;
• Срок исполнения;
• Менеджер – исполнитель задания;
• Руководитель – лицо, поставившее задачу менеджеру;
• Контрагент – лицо, фирма, в отношении которого ставится задача;
• Задача – название конкретного задания;
• Тип – тип задания (срочное, стандартное и т.п.);
• Флаг важности задачи;
• Флаг выполнения задачи;
• Поля настройки напоминаний.

Кроме перечисленных, каждая Задача содержит тестовые поля неограниченной длины для описания этапов постановки, выполнения и результатов работы.

Режим Задачи вызывается либо из главного меню (CRM-Задачи), либо с помощью инструментальной линейки (кнопка Задачи).



В данном режиме:

• Отображаются все документы во временном интервале «по умолчанию», каждый документ представлен отдельной строкой
• Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
• Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
• Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
• Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите кнопку "Д" в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
• Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с кружочком в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
• Для создания, редактирования и удаления задач воспользуйтесь кнопками "Добавить", "Изменить", "Удалить"
• Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь кнопкой "Печать" (кнопка с изображением браузера)
• Для поиска документов по товарам воспользуйтесь кнопкой «Поиск».

Операции с колонками:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
• Поиск по колонке:
• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

Календари

Календари - очень удобный и наглядный инструмент для отражения и управления  всей информации по состоянию дел на фирме. Они позволяют:

• Видеть количество дел каждого менеджера в каждый день с отображением, как общего количества задач, так и только выполненных;
• Видеть состояние дел по контрагентам (режим «Календарь менеджера»);
• Отображать степень выполнения задач (цвет ячейки меняется от зеленого до красного в зависимости от процента выполненных задач);
• Отображать важные задачи (полужирным шрифтом);
• Работать с Задачами непосредственно из Календаря.

В режиме Календарь отображаются задачи для каждого дня в интервале 31 дня. Вы можете легко «листать» календарь по дням или месяцам.  В левой части календаря представлено дерево групп менеджеров или контрагентов (в зависимости от режима), с помощью которого удобно фильтровать представленный список.

Календарь менеджера - список дел конкретного менеджера в разбивке по клиентам.  Вызов Календаря менеджера может осуществляться как из основного меню программы, так и из режима Календарь – двойным кликом на названии менеджера. В первом случае менеджером календаря является пользователь, вошедший в программу, во втором случае календарь запускается для выбранного менеджера.

Генератор задач

Генератор задач предназначен для автоматического создания периодически повторяющихся задач. Примеры таких задач:

• 1 марта каждого года перезаключить договор с «Альфой»;
• 25-го числа каждого месяца позвонить в «Бету» с уточнением взаиморасчетов;
• Каждого 10 июня поздравить друга с днем рождения.

 

Таким образом, с помощью Генератора задач можно определить шаблоны задач и соответствующие задачи будут создаваться автоматически на протяжении любого периода времени.При определении Авто-задачи задаются те же поля и реквизиты, как и у стандартной Задачи, а также определяется периодичность задачи и на какой временной интервал «вперед» создавать такие задачи.

Периодичность позволяет создавать задачу:

• Каждый n-ый день;
• Определенный день недели;
• Определенный день месяца;
• Определенное число квартала.

Авто-задачи создаются автоматически без участия действий пользователей программы. В режиме Генератор задач Вы можете просмотреть, удалить, изменить список сгенерированных задач для каждой авто-задачи.

Обратите внимание на последнюю закладку «Сервис». На ней можно как просмотреть все сгенерированные задачи, так и удалить их в случае необходимости.

Документооборот

Документооборот – один из важных блоков программы. Программа позволяет хранить, редактировать любые типы документов. Все документы «прикреплены» каждый к своему клиенту. Таким образом, каждый контрагент в программе имеет свой список документов.

В качестве документов могут фигурировать договора, приложения и т.п. Тип документа может быть любым: Word, Excel, картинка, фото, текстовый файл, html-файл и т.п.  При редактировании документа, соответствующая программа для данного типа документа запускается автоматически в соответствии с настройками вашей операционной системы (Windows).

Документы хранятся в общем хранилище данных; при создании/выборе документа он копируется в хранилище, никак не затрагивая оригинал. При архивации, кроме собственно базы данных, сохраняются и все имеющиеся документы.

 Система позволяет разграничивать доступ к документам, в том числе по отношению к документам «своих» контрагентов (закрепленных за менеджером) или к документам «чужих» контрагентов.

Напоминания

Автоматические напоминания позволяют получать сообщения о невыполненных или только что поставленных вам задачах, при этом основная программа может быть даже не запущена. Напоминания появляются в правой нижней части рабочего стола Windows, в так называемой области уведомлений Windows (tray). При появлении напоминания раздается звуковой сигнал. При работе автоматических напоминаний в области уведомлений появляется иконка в виде будильника. При  настройке напоминаний Вы можете указать, надо ли запускать этот модуль при старте Windows.

Настройка напоминаний:

Справочники

При работе со всеми Cправочниками действуют следующие правила:

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками "Добавить", "Изменить", "Удалить"
• Запись нельзя удалить, если в системе есть задача с выбранным значением (например, телефон контрагент «Аква»)
• Операции с колонками:
• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
• Поиск по колонке:
• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ
• При работе с многоуровневыми справочниками действуют следующие правила:
• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
• Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
• Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна

Справочник менеджеров

Справочник менеджеров предназначен для ведения списка сотрудников вашей фирмы. Понятие менеджер используется:*

• При старте программы, для идентификации пользователя системы и назначении ему прав работы в различных режимах;
• В карточке контрагента – определяется, какой менеджер «отвечает» за выбранного клиента;
• В Задачах – один из менеджеров назначается Исполнителем задачи, другой – Руководителем.

Для работы со справочником менеджеров вызовите режим «Справочники-Менеджеры» из главного меню программы или воспользуйтесь инструментальной линейкой. Карточка менеджера состоит из 5 закладок:

• Общие – содержит основные реквизиты менеджера, возможность задания пароля и кнопки задания ограничений;
• Документы – права текущего менеджера при работе с задачами и календарями, а также с документами контрагентов;
• Режимы - права текущего менеджера при работе административными и вспомогательными режимами программы;
• Справочники - права менеджера при работе со справочникам;
• Отчеты- права выбранного менеджера при работе с отчетами.

Работа с карточкой менеджера начинается с ввода названия менеджера. Это поле может содержать только фамилию или имя, не обязательно указывать ФИО полностью. Помните, что список менеджеров автоматически сортируется по алфавиту по этому полю.

Следующий шаг – задание группы и типа менеджера. Группы, как правило, отображают структуру вашей фирмы (отделы, подразделения), а Типы  предназначены для «раскраски» строк справочника различными цветами.  Например, можно создать тип менеджера «Лидеры» и назначить этому типу зеленый цвет. На первой закладке определяются основные характеристики менеджера: ФИО, паспортные данные и т.п. Для задания или изменения пароля нажмите кнопку «Смена пароля».

Важной особенностью программы является возможность работы с Ограничениями. Вы можете указать только те позиции справочников, которые будут доступны текущему менеджеру во всех режимах: при работе со справочниками, задачами, календарями. Ограничить можно список контрагентов, список руководителей и список исполнителей задач.  Например, для менеджера «Иванов» можно ввести ограничения по менеджерам и разрешить только Иванова. Это значит, что этот менеджер сможет видеть только те задачи, где исполнителем выступает он сам.  Для менеджеров более высокого уровня (с подчиненными) есть смысл задать ограничение либо по менеджеру-руководителю, либо задать список менеджеров-исполнителей.

На второй закладке задаются права менеджера на работу в основных режимах программы: в задачах, календарях, генераторе авто-задач и документах. Права определяют возможность в каждом из перечисленных режимов: просмотр документов, создание нового, изменение существующего или удаление документа. Права, заданные в строке «Задачи» определяют права для работы в режимах Задачи, Задачи менеджера, Календарь, Календарь менеджера. Строка «документы «своих» клиентов» определяет права работы с документами для контрагентов, где ответственным менеджером выступает текущий менеджер. Строка «документы «чужих» клиентов» определяет права работы с документами контрагентов, у которых ответственным менеджером не является текущим менеджером. На третьей закладке определяются права выбранного менеджера на работу в основных и административных режимах. Для каждой строки возможны два состояния: «разрешен» или «запрещен». На четвертой закладке определяются права менеджера для работы с каждым из справочников программы. Права определяются для: просмотра справочника, создания новой записи, изменения  или удаления записи. На пятой закладке задаются права пользователя для работы с отчетами. Для каждого отчета возможны два состояния: «разрешен» или «запрещен».

Справочник контрагентов

Справочники групп

При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

     Справочник групп предназначен для разделения записей каталога по группам. Каждый каталог содержит свой справочник групп. Справочник групп может иметь до 3-х уровней вложенности. В режиме работы с группами вы можете добавлять, копировать, изменять и удалять группы. Для упорядочивания справочника используется метод "перетаскивания". Вы можете перетащить мышью любую группу в любое место. Для этого необходимо нажать левой кнопкой мыши на ту группу, которую надо переместить, и, удерживая левую кнопку мыши, переместить курсор на ту группу, после (или внутрь) которой нужно переместить выбранную группу. Существует 2 варианта того, куда попадет новая или перетаскиваемая группа:

• Перемещать на такой же уровень:
• Новая группа появится после выделенной группы, на одном с ней уровне
• Перетаскиваемая группа появится после той группы, на которую ее перетащили, на одном с ней уровне
• Перемещать на подчиненный уровень:
• Новая группа станет подгруппой выделенной группы
• Перетаскиваемая группа станет подгруппой той группы, на которую ее перетащили.

   Удалить можно только ту группу, которая не содержит ни вложенных групп, ни записей в каталоге.

Дополнительные возможности

Настройка инструментальной линейки

Инструментальная линейка (Toolbar) расположена под главным меню программы, она предназначена для быстрого запуска основных режимов программы.



Режим настройки инструментальной линейки:

• вызывается из режима Администратор-Настройка рабочего места;
• позволяет включать и выключать отображаемые в тулбаре кнопки;
• позволяет задавать расположение тулбара (вверху, слева, справа или внизу);
• позволяет отключить использование инструментальной линейки.

Сохранность данных

Сохранность данных, существующих в программе (база данных) зависит только от вас! Если вы потеряете базу данных, то восстановить ее можно только из ранее сделанного вами архива. Периодически выполняйте режим Администратор - База данных - Архивация. Сохраняйте архивы на разных носителях и храните в разных местах. В любых «нештатных» ситуациях: подозрительное поведение компьютера или программы, сообщения о вирусах, перед обновлением версии и т.п. делайте архивацию данных!

 Импорт

Режим для импорта базы данных из предыдущих версий. Внимание! При обновлении версии используйте следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию. Выполните режим Администратор - База данных - Импорт.

Архивация

Периодически делайте архив. Всегда можно купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается в папке с программой в виде файла Db-2015-07-11-1200, где 2015-07-11 - текущая дата, 1200 - текущее время (10:00). Таким образом, имена архивов могут легко сортироваться по дате/времени, кроме того, проще создавать несколько архивов с одинаковой датой. Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).

Разархивация

Восстановление данных из архива. Внимание! Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.

Желаем вам успешной работы!