Инструкция пользователя

• Введение
• Основной режим работы
• Операции с номерным фондом
• Справочники
• Дополнительные возможности
• Регламентирующие документы

Введение

Программа Корс Отель простая и удобная программа с понятным интерфейсом:

• Предназначена для учета в гостиницах, отелях, базах отдыха
• Подходит для посуточной сдачи квартир, апартаментов, коттеджей
• Удобный режим бронирования, заселения номеров
• Наглядное отображение состояния номеров
• Полный учет всех заселяющихся лиц:
• ФИО
• Дата, место рождения
• Данные паспорта
• Учет использования номеров с фиксацией:
• Даты, времени заезда и выезда
• Продолжительности
• Количества используемых мест
• Цели приезда
• Цены за номер в сутки
• Общей суммы за весь период
• Оплаченной суммы
• Дополнительной информации
• Печать анкеты на каждое заселяемое лицо со всеми необходимыми реквизитами (форма № 1-Г)
• Печать "пустой" анкеты для ручного заполнения (форма № 1-Г)
• 5 категорий цен для кадого номера (стандартная, при одноместном заселении и т.п.)
• Справочник номеров
• Справочник состояний номеров
• Справочник целей приезда
• Справочник целей приезда (командировка, туризм и т.п.)
• Справочник пользователей с разграничением доступа для каждого режима программы
• Использование паролей
• Возможность работы с разными базами данных
• Режим настройки печатных форм
• Настройка программы (реквизитов гостиницы)
• Настройка фона программы
• Есть сетевая версия

 Таблица сравнения программ:

	Мини-Отель	Лайтик-Отель	Корс Отель	Корс Отель Про
Количество номеров	5	любое	любое	любое
Кол-во категорий цен	1	5	5	10
Импорт, архивация, разархивация данных	-	V	V	V
Учет заселяющихся лиц	-	-	V	V
Печать анкеты 1-Г	-	-	V	V
Настройка печатных форм	-	-	V	V
Пользователи, пароли	-	-	V	V
Настройка реквизитов	-	-	V	V
Работа в сети	-	-	V	V
Почасовой режим бронирования	-	-	-	V
Учет услуг	-	-	-	V
Учет клиентов	-	-	-	V
Учет оплат	-	-	-	V
Печать бух.документов (чек, счет, счет-фактура, договор,акт и др.)	-	-	-	V
Прайс-листы для номеров	-	-	-	V
Многоуровневые справочники	-	-	-	V
Отчеты	-	-	-	V
Статистические режимы	-	-	-	V

Основной режим работы

Основным режимом работы с программой является режим "Календарь". Этот режим автоматически запускается при старте программы, а также может быть активизирован с помощью меню или инструментальной линейки.

Данный режим предназначен для:

• Наглядного отображения всей информации о номерном фонде в любом интервале дат
• Выполнения всех операций с номерами (бронирование, заселение и т.п.)

Информация о состоянии номерного фонда:

• Выделяется различными цветами (на рисунке: "свободен" - серым, "бронь" - розовым, "заселен" - голубым и т.д.)
• Может иметь пометку (на рисунке - "Иван", "X") для более удобного восприятия информации
• В нижней части экрана отображается подробная информация для  выбранных номера и даты (номер, дата заселения, длительность, состояние, заказчик)

Операции с номерным фондом:

• Осуществляются двойным нажатием мышки на соответствующей клетке расписания
• Позволяют учитывать полную информацию о всех заселяемых лицах, стоимости номера и т.д. (см. след. раздел инструкции)
• Позволяют менять состояние номерного фонда (например, с "брони" на "заселен" или "свободен")
• Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период. В первой строке на рисунке пять подряд идущих клеток соответствуют брони на 5 суток. Для операции с этим интервалом можно дважды нажать мышкой на любую из этих пяти клеток.

Основной режим позволяет:

• Менять дату начала отображаемого интервала (поля "Дата начала", "<-День", "День->", "<-Месяц", "Месяц->")
• Быстро переходить на текущую дату (кнопка "Сегодня")
• Получать справку о выбранном номере на выбранную дату (одиночное нажатие мышкой на соответствующей клетке; информация отображается в последней строке экрана)
• Менять состояние номеров (двойное нажатие мышкой на соответствующей клетке)
• Обновлять информацию о состоянии номеров (кнопка в верхнем правом углу) в случае одновременной работы нескольких пользователей в сетевой версии

 

Операции с номерным фондом

При двойном нажатии мышкой на одной из клеток в главном окне, вызывается режим работы с номерным фондом.

Режим предназначен для определения даты заезда, интервала заезда, данных о всех заселяемых лицах, цели посещения и другой необходимой информации. В данном режиме можно распечатать полностью заполненную анкету для каждого лица.

Важно! Операции с номером осуществляются не на каждый день, а сразу на весь необходимый период.

Обратите внимание на заполнение следующих полей:

С - дата начала заезда;
на - временной интервал использования номера;
мест - количество занимаемых мест. По-умолчанию предлагается стандартное для выбранного номера количество (оно определяется в режиме Справочник номеров);
Пометка - используется для отображения произвольной информации в основном режиме. Это могут быть инициалы, начало фамилии, знак вопроса и т.д. По-умолчанию предлагается стандартная для выбранного состояния пометка (определяется в режиме Справочник состояний);
Дата и вермя заезда и выезда - используется при печати анкеты;
Состояние - состояние номера ("бронь", "заселен", "ремонт" и т.д.). Выбирается одно из значений, определенных в Справочнике состояний номеров;
Цель - цель приезда, используется при печати анкеты;
Заказчик - информация о заказчике, используется для отображения в нижней части экрана в режиме "Календарь" (необязательное поле);
За сутки - стоимость номера за сутки. По-умолчанию предлагается первая из пяти цен этого номера (цены определяются в режиме Справочник номеров). Для выбора одной из пяти существующих цен нажите кнопку со стрелкой вниз (находится сразу за полем). Кроме того, вы можете произвольно изменить цену в этом поле;
Сумма - общая стоимость номера (стоимость номера за сутки, умноженная на количество суток);
Оплачено - сумма, оплаченная клиентом.

Список заселяемых лиц содержит всю необходимую информацию о проживающих. Для создания очередной записи нажмите кнопку Добавить. Иногда проще использовать кнопку Копировать (в случае, если некоторые поля у двух лиц совпадают или похожи). При создании нового лица в списке появляется пустая строка с белым фоном, которую необходимо заполнить.

Для печати анкеты проживающего (стандартная форма № 1-Г), выберите строку (человека) и нажмите кнопку с принтером ("Анкета"). Анкета умещается на формате А5, поэтому для печати можно использовать половинки стандартного листа.

При печати анкеты сначала возникает окно предварительного просмотра (рисунок выше). Для вывода непосредственно на принтер нажмите на значок принтера. Обратите внимание, что поля "Город(селение)" и "гостиница" определяются в режиме Настройки-Настройка системы.

Для сохранения введенных данных нажмите кнопку ОК.

 

Справочники

В программе используются 4 справочника: номеров, состояний номеров, целей приезда и пользователей. Доступ к справочникам осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.

Справочник номеров позволяет создавать, изменять и удалять информацию о номерном фонде. Кроме того, можно задавать порядок следования номеров при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок"). Каждый номер имеет 5 категорий (колонок) цен.

При определении каждого номера, кроме его названия, можно указать до 5 цен и количество мест. Названия цен можно менять непосредственно в этом режиме. Помните, что названия цен являются общими для всех номеров сразу. В дальнейшем, при работе с номерами в основном режиме, по умолчанию будеу предложены указанное количество мест и первая цена, эти значения можно будет изменить).

В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.

При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет и пометку, используемую по умолчанию. При операциях с номерным фондом, в каждом конкретном случае, пометку можно изменить.

Справочник целей приезда предназначен для ведения списка целей приезда, используемых в дальнейшем при операциях с номером и печати анкеты.

Справочник пользователей предназначен для ведения различных пользователей, использующих программу. Каждому пользователю можно дать пароль и указать, какие из функций программы будут ему разрешены. При старте программы запрашивается имя пользователя и пароль.

Дополнительные возможности

Печать "пустой" анкеты

Этот режим нужен для печати бланка стандартной анкеты (стандартная форма № 1-Г) для его заполнения вручную. Анкета умещается на формате А5, поэтому для печати можно использовать половинки стандартного листа. Вызов режима - с помощью меню или инструментальной линейки.

Настройка системы

В режиме заполняются поля "Город(селение)" и "гостиница", используемые при печати анкет.

Настройка пути к базе данных

Используется в сетевом варианте программы для указания пути к общей базе данных.

Настройка анкеты и Настройка пустой анкеты

Режим позволяет изменить распечатываемые формы анкет. Внимание! Режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности! В этом нет ничего страшного, но придется переустанавливать программу. Форма меняется в специальном конструкторе отчетов. Форма состоит из объектов, для изменения свойств объекта необходимо один раз нажать мышкой на нем и воспользоваться появившимся в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например). Если вы хотите создать новый объект, например, новую надпись, то выберите один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место и подправить. Для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..

Импорт

Режим для импорта базы данных из предыдущих версий. Внимание! При обновлении версии используйте следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию. Выполните режим Настройки-Импорт.

Архивация

Периодически делайте архив. Всегда можно купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается в папке с программой в виде файла DB240208.ZIP, где цифры это дата создания архива. Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).

Разархивация

Восстановление данных из архива. Внимание! Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.

Другие возможности

Программа обладает многими гибкими возможностями:

• Все окна автоматически запоминают то местоположение, то, куда вы их передвинули;
• У многих окон можно изменять размеры, новые размеры запоминаются;
• Большинство списков с колонками (справочники и список заселяемых лиц) могут гибко настраиваться: можно изменить ширину каждой колонки, а также поменять колонки местами. Все изменения автоматически сохранятся
• Можно менять фон экрана (предпоследняя кнопка в инструментальной линейке), в том числе "подключать" свою фотографию или рисунок.

Регламентирующие документы

Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации
(утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490)
(с изменениями от 2 октября 1999 г.)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Законом Российской Федерации "О защите прав потребителей" (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1992, N 15, ст. 766; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст.140) и регулируют отношения в области предоставления гостиничных услуг (далее именуются - услуги).

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах, означают:

• "гостиница" - имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенный для предоставления услуг;
• "потребитель" - гражданин, имеющий намерение заказать либо заказывающий и использующий услуги исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности;
• "исполнитель" - организация независимо от организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги потребителям по возмездному договору.

II. Информация об услугах, порядок оформления проживания в гостинице и оплаты услуг

3. Исполнитель обязан довести до сведения потребителя свое фирменное наименование (наименование), место нахождения (юридический адрес) и режим работы. Исполнитель размещает указанную информацию на вывеске. Исполнитель - индивидуальный предприниматель должен предоставить потребителю информацию о своей государственной регистрации и наименовании зарегистрировавшего его органа.

4. Исполнитель обязан своевременно предоставлять потребителю необходимую и достоверную информацию об услугах, обеспечивающую возможность их правильного выбора. Информация размещается в помещении, предназначенном для оформления проживания, в удобном для обозрения месте и в обязательном порядке включает в себя:

• настоящие Правила;
• сведения об исполнителе и номер его контактного телефона;
• свидетельство о присвоении гостинице соответствующей категории, если категория присваивалась;
• сведения о подтверждении соответствия услуг установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, его выдавший, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование исполнителя, принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший);
• извлечения из государственного стандарта, устанавливающего требования в области оказания услуг;
• цену номеров (места в номере);
• перечень услуг, входящих в цену номера (места в номере);
• перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату;
• сведения о форме и порядке оплаты услуг;
• предельный срок проживания в гостинице, если он установлен исполнителем;
• перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот, а также перечень льгот, предоставляемых при оказании услуг в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами;
• порядок проживания в гостинице;
• сведения о работе размещенных в гостинице предприятий общественного питания, торговли, связи, бытового обслуживания и др.;
• сведения об органе по защите прав потребителей при местной администрации, если такой орган имеется;
• сведения о вышестоящей организации.

Исполнитель обязан обеспечить наличие в каждом номере информации о порядке проживания в гостинице, правил противопожарной безопасности и правил пользования электробытовыми приборами. Указанная информация должна доводиться до сведения потребителей на русском языке и дополнительно, по усмотрению исполнителя, - на государственных языках субъектов Российской Федерации и родных языках народов Российской Федерации.

5. Исполнитель обязан обеспечить предоставление льгот при оказании услуг тем категориям граждан, которым такие льготы предусмотрены законами и иными нормативными правовыми актами.

6. Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя. В случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.

7. Исполнитель - коммерческая организация - обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг, кроме случаев, когда отсутствует возможность предоставления услуг, в том числе если учредительными документами исполнителя или гражданско-правовым договором, заключенным с ним, предусмотрена обязанность исполнителя в определенном порядке предоставлять услуги соответствующей категории лиц.

8. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта или военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность потребителя. При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
• фамилию, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• цену номера (места в номере);
• другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

9. Исполнитель вправе установить предельный срок проживания в гостинице, одинаковый для всех потребителей.

10. Исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее.

11. Исполнитель не вправе без согласия потребителя выполнять дополнительные услуги за плату. Потребитель вправе отказаться от оплаты таких услуг, а если они оплачены, потребитель вправе потребовать от исполнителя возврата уплаченной суммы. Запрещается обуславливать выполнение одних услуг обязательным оказанием других услуг.

12. Цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. Исполнителем может быть установлена посуточная или почасовая оплата проживания. Исполнитель определяет перечень услуг, которые входят в цену номера (места в номере). Потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.

13. Плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом - с 12 часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается. В случае задержки выезда потребителя плата за проживание взимается в следующем порядке:

• не более 6 часов после расчетного часа - почасовая оплата;
• от 6 до 12 часов после расчетного часа - плата за половину суток;
• от 12 до 24 часов после расчетного часа - плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа. Исполнитель с учетом местных особенностей вправе изменить единый расчетный час.

III. Порядок предоставления услуг

14. Качество предоставляемых услуг должно соответствовать условиям договора, а при отсутствии или неполноте условий договора требованиям, обычно предъявляемым к этим услугам. Если нормативными правовыми актами предусмотрены обязательные требования к услугам, качество предоставляемых услуг должно соответствовать этим требованиям. Материально-техническое обеспечение гостиницы, перечень и качество предоставляемых услуг должны соответствовать требованиям присвоенной ей категории.

15. Исполнитель обязан предоставить потребителю без дополнительной оплаты следующие виды услуг:

• вызов скорой помощи;
• пользование медицинской аптечкой;
• доставка в номер корреспонденции по ее получении;
• побудка к определенному времени;
• предоставление кипятка, иголок, ниток, одного комплекта посуды и столовых приборов.

16. Порядок проживания в гостинице устанавливается исполнителем.

17. Исполнитель в соответствии со статьей 925 Гражданского кодекса Российской Федерации отвечает за сохранность вещей потребителя. В случае обнаружения забытых вещей исполнитель обязан немедленно уведомить об этом владельца вещей. Если лицо, имеющее право потребовать забытую вещь, или место его пребывания неизвестны, исполнитель обязан заявить о находке в милицию или орган местного самоуправления.

18. В организациях общественного питания, связи и бытового обслуживания, размещенных в гостинице, лица, проживающие в гостинице, обслуживаются вне очереди.

19. Потребитель обязан соблюдать установленный исполнителем порядок проживания и правила противопожарной безопасности.

20. Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги.

IV. Ответственность исполнителя и потребителя за предоставление услуг

21. Потребитель при обнаружении недостатков оказанной услуги вправе по своему выбору потребовать:

• безвозмездного устранения недостатков;
• соответствующего уменьшения цены за оказанную услугу.

Потребитель вправе расторгнуть договор на предоставление услуг и потребовать полного возмещения убытков, если исполнитель в установленный срок не устранил эти недостатки. Потребитель также вправе расторгнуть договор, если он обнаружил существенные недостатки в оказанной услуге или иные существенные отступления от условий договора. Исполнитель должен устранить недостатки оказанной услуги в течение часа с момента предъявления потребителем соответствующего требования. Требования потребителя об уменьшении цены оказанной услуги, а также о возмещении убытков, причиненных расторжением договора на предоставление услуг, подлежат удовлетворению в течение 10 дней со дня предъявления соответствующего требования. Потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с недостатком оказанной услуги. Убытки возмещаются в сроки, установленные для удовлетворения соответствующих требований потребителя. Удовлетворение требований потребителя о безвозмездном устранении недостатков при оказании услуг не освобождает исполнителя от ответственности в форме неустойки за нарушение срока окончания оказания услуг.

22. За нарушение сроков удовлетворения отдельных требований потребителя исполнитель уплачивает потребителю за каждый час (день, если срок определен в днях) просрочки неустойку (пени) в размере 3 процентов суточной цены номера (места в номере) или цены отдельной услуги, если ее можно определить.

23. За нарушение сроков начала оказания услуг по договору на бронирование мест в гостинице исполнитель уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку (пени) в размере 3 процентов суточной цены забронированных мест. Если исполнитель нарушил сроки начала оказания услуг по договору на бронирование мест в гостинице, потребитель по своему выбору вправе:

• назначить исполнителю новый срок;
• потребовать уменьшения цены за оказанные услуги;
• расторгнуть договор об оказании услуги.

Потребитель вправе потребовать также полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с нарушением сроков оказания услуги. Убытки возмещаются в сроки, установленные для удовлетворения соответствующих требований потребителя. Назначенные потребителем новые сроки оказания услуги указываются в договоре об оказании услуги. При расторжении потребителем договора об оказании услуги по договору на бронирование мест в гостинице исполнитель не вправе требовать возмещения своих затрат, произведенных в процессе оказания услуги, а также платы за оказанную услугу, за исключением случая, если потребитель принял оказанную услугу.

24. Исполнитель в соответствии с законодательством Российской Федерации несет ответственность за вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу потребителя вследствие недостатков при оказании услуг, а также компенсирует моральный вред, причиненный потребителю нарушением прав потребителя.

25. В случае нарушения исполнителем настоящих Правил защита прав потребителей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном Законом Российской Федерации "О защите прав потребителей".

26. Потребитель в соответствии с законодательством Российской Федерации возмещает ущерб в случае утраты или повреждения имущества гостиницы, а также несет ответственность за иные нарушения.

27. Контроль за соблюдением настоящих Правил осуществляется федеральным антимонопольным органом (его территориальными органами), другими федеральными органами исполнительной власти (их территориальными органами) и органами санитарно-эпидемиологического надзора в пределах их компетенции.

Желаем вам успешной работы!