Инструкция пользователя

• Введение
• Основные режимы работы
• Режим "День сотрудника"
• Справочники
• Отчеты и статистика
• Дополнительные возможности

Введение

Программа Корс-Салон предназначена для автоматизации деятельности салонов красоты, парикмахерских, маникюрных, косметологических, массажных, соляриев, студий загара и других подобных фирм.

Основные возможности программы:

- Управление графиком работ и расписанием сотрудников;
- Осуществление предварительной записи клиентов к мастерам;
- Учёт оказанных клиентами услуг;
- Учёт рабочего времени сотрудников;
- Учет выручки;
- Гибкие отчёты (по выручке, услугам, отработанному времени и.т.д.);
- Статистика оплат, услуг, отработанного времени с итогами по дням, месяцам, годам;
- Разграничение прав пользователей, пароли.

 Основные режимы работы

Работа с программой в основном ведется в режимах календарей. В программе существует  2 варианта основного календаря - "по дням" и "по часам". Календарь "по дням" служит для составления графика работы сотрудников, а календарь "по часам" - для учета работы сотрудников в рамках одного дня.

Календарь "по дням"

Это основной режим работы с программой. Он позволяет:

• Составлять график работы сотрудников;
• Вводить любые "состояния" сотрудников для каждого дня: работал/не работал, болел, прогулял, в отпуске и т.п.;
• Отображать состояния различными цветами.

Данный режим даёт наглядную информацию о том, какой сотрудник когда выходит на работу, отпуск и т.п.

Каждая клетка (ячейка) в календаре соответствует одному дню какого-либо сотрудника вашей фирмы. Вы можете менять состояние каждой клетки, дважды нажав на нее мышкой.

Цвет ячейки отвечает за состояние сотрудника в данный день. Состояния и их цвет задаются в справочнике состояний. Основные состояния это "выходной" и "на работе". Кроме того, могут быть любые другие состояния: "болел", "прогул", "отпуск" и т.п. На приведенном рисунке светло-голубой цвет соответствует состоянию "выходной", синий - "на работе".

В зависимости от вашего выбора, в ячейках календаря может отображаться следующая информация:

• Количество отработанных часов;
• Количество обслуженных клиентов;
• Количество клиентов по записи;
• Поле "Пометка" (заполняется в карточке дня);
• Пустые ячейки.

Если на вашей фирме много сотрудников, то можно отображать информацию не по всем сотрудникам, а только по некоторым группам (выбираются в левой части календаря).

При двойном щелчке по ячейке календаря, открывается окно "День сотрудника", при этом действуют следующие правила:

• Незаполненная ячейка календаря аналогична состоянию "Выходной";
• При выборе незаполненной ячейки открывается окно  "День сотрудника / создание" с состоянием "На работе";
• При выборе ранее заполненной ячейки открывается окно  "День сотрудника / изменение";
• Если в ранее заполненной ячейке вы установите состояние "Выходной", то тем самым вы "очистите" текущий день сотрудника со всеми сопутствующими данными об оказанных услугах, предварительной записи и т.п.

С помощью кнопки "График работы" вы сможете автоматически сформировать график работы сотрудников на ближайшие дни (подробнее см. раздел "Дополнительные возможности").

Календарь "по часам"

Данный режим предназначен для учета работы сотрудников в рамках одного выбранного дня. Здесь учитываются как оказанные клиентам услуги, так и осуществляется управление предварительной записью клиентов.

Каждая колонка, начиная с 4-ой, соответствует одному часу работы вашей фирмы. График работы вашей фирмы (максимальный интервал рабочих часов) определяется в режиме Настройки - Настройка системы.

В календаре "по часам" отображаются только сотрудники с выбранным состоянием. По умолчанию, включается состояние "На работе", вы можете изменить это состояние на любое другое, в том числе на "<Все состояния>".

Цвет ячеек отображает состояние предварительной записи к сотруднику на каждый час:

• Светло-голубой цвет говорит об отсутствии предварительной записи;
• Голубой цвет информирует о наличии предварительной записи не весь час;
• Малиновый фон говорит о том, что весь час полностью занят.

Содержимое каждой ячейки может содержать следующую информацию:

• Время начала предварительной записи (1-ая строка внутри ячейки);
• Количество занятых по предварительной записи минут (2-ая строка);
• Количество обслуженных клиентов (3-ая строка).

При двойном щелчке на ячейке, открывается окно "День сотрудника", которое содержит ВСЕ операции выбранного сотрудника в рамках текущего дня, независимо от часа. Час, из которого вы вызываете "День сотрудника", может лишь упростить работу по созданию новой предварительной записи - будет предложен именно этот час.

Работа в окне "День сотрудника" описана в следующем разделе.

Таким образом, работа в календаре "по часам" является основным режимом по осуществлению операций внутри рабочего дня: как по предварительной записи клиентов, так и по учету обслуженных клиентов.

Режим "День сотрудника"

При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим "День сотрудника"

Режим предназначен для фиксирования состояния сотрудника ("на работе", "отпуск" и т.п.) и для учета всех операций сотрудника в выбранный день, в том числе:

• Указания состояния ("На работе", "Прогул" и т.п.)
• Учета всех оказанных услуг;
• Учета предварительной записи (бронированию места).

При запуске режима "День сотрудника" действуют следующие правила:

• Если на выбранный день ранее не существовало операций с выбранным сотрудником (т.е. он был "выходной"), то открывается окно  "День сотрудника / создание" с состоянием "На работе";
• Если на выбранный день ранее были операции с выбранным сотрудником, то открывается окно  "День сотрудника / изменение";
• Если вы установите состояние "Выходной", то тем самым вы "очистите" текущий день сотрудника со всеми сопутствующими данными об оказанных услугах, предварительной записи и т.п.

На первой закладке режима ("Обслуживание") осуществляется учет всех оказанных текущим сотрудником услуг/работ в течение выбранного дня. При формировании  строки с услугой указываются:

• Время оказания услуги;
• Навазание услуги;
• Стоимость единицы;
• Количество оказанных услуг.

Выбор услуг осуществляется с помощью справочника услуг. После выбора услуги вы можете изменить как количество, так и стоимость одной единицы услуги. Общая сумма оказанных услуг формируется автоматически. Кроме того, в данном режиме вы можете печатать товарный чек или приходный ордер для выбранной строки с услугой.

.

На второй закладке ("Предварит.запись") осуществляется учет предварительной записи клиентов к выбранному сотруднику на выбранный день. При формировании строки о предварительной записи указываются:

• Планируемое время начала обслуживания;
• Планируемую длительность обслуживания клиента;
• Имя клиента;
• Дополнительную информацию.

Предварительную запись удобно осуществлять из календаря "по часам" - нажав дважды мышкой на ячейку с нужным сотрудником и нужным для записи временем (например, строка "Петров", и колонка "15.00"). Тогда, при создании новой предварительной записи, программа сама подставит выбранное вами время.



На третьей закладке ("Другое") указывается дополнительная информация:

• Пометка (может отображаться в режиме "Календарь "по дням");
• Количество отработанных часов;
• Тестовое поле для произвольных комментариях о работе сотрудника в этот день и т.п.

Поле пометка может заполняться автоматически, если соответствующее поле заполнено в справочнике состояний.

Справочники

В программе используются 4 справочника: сотрудников, состояний, услуг и пользователей. Доступ к справочникам осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.

 

Справочник сотрудников

Справочник сотрудников позволяет создавать, изменять и удалять информацию о сотрудниках вашей фирмы. Кроме того, можно задавать порядок следования сотрудников при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") (порядок задается, если в режиме "Настройка системы" указано, что справочник сотрудников сортируется по порядку (см. дальше).

 

При определении сотрудника указываются:

• Название сотрудника;
• Группа сотрудника (определение групп сотрудников осуществляется с помощью кнопки "...");
• Краткое описание (тип) - это поле отображается в календарях;
• Краткое описание (номер) рабочего места -  это поле также отображается в календарях;
• График работы, используется при автоматическом создании графика в календаре "по дням";
• Цвет строки в общем списке сотрудников.

Поле "График работы" допускает одно из следующих значений: "произвольный", "все дни-рабочие", "один через один", "два через два" и "три через три". Все указанные типы, кроме первого, могут использоваться в автоматическом формировании графика работы сотрудников.

 

Справочник состояний



В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях, определяющих, чем занимался сотрудник в каждый конкретный день.

Важно! Рекомендуется не изменять строку "Выходной", по крайней мере, не менять ее смысл. Понятие "Выходной" в данной программе используется как "отсутствие информации" или как "день без выбранного состояния".

Важно! Рекомендуется не изменять строку "На работе", по крайней мере, не менять ее смысл. Кроме того, рекомендуем оставлять эту строку второй или первой по порядку в общем списке, т.к. при формировании нового "Дня сотрудника" это значение используется как значение "по умолчанию".

При определении состояния, кроме его названия, можно определить его цвет и пометку, используемую по умолчанию. При операциях с "Днями сотрудника", в каждом конкретном случае, пометку можно изменить.

 

Справочник услуг



Справочник служит для создания и изменения различных услуг, оказываемых вашим салоном красоты (парикмахерской и т.д.).



При определении сотрудника указываются:

• Название услуги;
• Группа услуги (определение групп услуг осуществляется с помощью кнопки "...");
• Цена услуги (за единицу измерения);
• Единица измерения;
• Цвет строки в общем списке услуг.

 

Справочник пользователей системы

Справочник пользователей предназначен для ведения различных пользователей, использующих программу. Каждому пользователю можно дать пароль и указать, какие из функций программы будут ему разрешены. При старте программы запрашивается имя пользователя и пароль.

 

Отчеты и статистика

Отчеты



Режим отчетов позволяет формировать отчеты по основным направлениям деятельности вашей фирмы, в том числе:

• Отчет об оказанных за период услугах;
• Отчет об оказанных услугах в разбивке по месяцам (в 2-х вариантах: количества или суммы);
• Отчет об отработанном сотрудниками времени (в разбивке по дням);
• Отчет об отработанном сотрудниками времени (в разбивке по месяцам).

Режим "отчеты" позволяет:

• Выбрать нужный отчет (в списке слева);
• Уточнить критерии / фильтры формирования отчета (в списке справа);
• Настроить колонки, составляющие отчет;
• Сформировать отчет, отчет открывается в браузере, используемом на вашем компьютере (например, Интернет Эксплорере).

При работе в режиме отчетов действуют следующие правила:

• Список всех возможных отчетов в виде дерева отображается в левой части окна;
• Выбор конкретного отчета осуществляется одиночным нажатием мышки на один из отчетов;
• В правой части окна отображается список фильтров для выбранного отчета;
• Для активизации одного из фильтров необходимо дважды нажать мышкой во второй колонке ("Значение") в соответствующей строке;
• В фильтре выбранные строки отмечены зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке (переключение выбран/не выбран осуществляется двойным нажатием мышкой на строке);
• При настройке отчета (кнопка "Настройка") можно включать/выключать столбцы отчета, выбранные столбцы отмечены знаком "@" (переключение выбран/не выбран осуществляется двойным нажатием мышкой на строке);
• Формирование отчета осуществляется кнопкой "Отчет"

Окно настройки отчета. Используемые в отчете колонки отмечены значком "@". Название отчета и порядок следования столбцов можно изменять.

\

Пример сформированного отчета. Отчет формируется в HTML-виде и появляется в стандартном браузере вашего компьютера (например, Internet Explorer).

Сформированный отчет легко переносится в Word, Excel, Outlook Express и др. с помощью следующих действий:

• Выделить все - Ctrl+A (находясь в отчете)
• Копировать - Ctrl+C (находясь в отчете)
• Вставить - Ctrl+V (находясь в другой программе)

Статистика

Статистические режимы позволяют получать итоговые данные о работе сотрудников и всей фирмы в удобном и наглядном представлении. В программе есть 2 статистических режима: статистика по дням (за месяц) и статистика по месяцам (за год). Каждый из этих режимов может отображать данные по выручке, по количеству обслуженных клиентов или по количеству отработанных часов. Данные выводятся по сотрудникам; по строкам и колонкам таблицы подводятся итоги. Работая в режиме вы можете:

• Изменять временной интервал;
• Ограничивать список сотрудников с помощью дерева групп;
• Выводить полученные результаты в HTML-виде для последующей печати (предпоследняя кнопка в верхнем ряду).

Дополнительные возможности

Настройка системы



На первой закладке ("Основное") определяются:

• Максимальный интервал часов работы салон, указанный интервал используется в режиме "Календрь / часы";
• Порядок сортировки справочника сотрудников (по задаваемому пользователем порядку или по алфавиту);
• НДС на оказываемые услуги;
• Действия при печати (в режиме "День сотрудника" при печати услуг).

На вкладке "Реквизиты" можно указать реквизиты вашей фирмы. Реквизиты используются при печати документов (в режиме "День сотрудника" при печати услуг).

 При нажатии кнопки "Настройка фона" откроется окно с выбором возможных вариантов фонов экрана. Кроме представленных, вы можете использовать свой фон, нажав кнопку "Другой фон".

 

Формирование графика работы сотрудников

В режиме "Календарь / дни" вы можете автоматически формировать расписание рабочих дней ваших сотрудников. Для этого, находясь в календаре "по дням", нажмите кнопку "График работы". Появится представленное выше окно.

При формировании графика действую следующие правила:

• Расписание создается на основании последнего рабочего дня конкретного сотрудника;
• Если у сотрудника еще не было рабочих дней, то создайте последний рабочий день в режиме "Календарь / дни";
• Расписание создается на основании значения параметра "График работы", который определяется в карточке сотрудника;
• Расписание создается с последнего рабочего дня до даты, превышающей текущую на заданное количество дней.

 Напоминаем, что график работы можно создавать и без использования данного режима, просто работая в режиме "Календарь / дни" и назначая сотруднику статус "На работе" для выбранного дня

Настройка печатных форм

Режим позволяет изменить распечатываемые формы документов Внимание! Режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности! В этом нет ничего страшного, но придется переустанавливать программу. Форма меняется в специальном конструкторе отчетов. Форма состоит из объектов, для изменения свойств объекта необходимо один раз нажать мышкой на нем и воспользоваться появившимся в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например). Если вы хотите создать новый объект, например, новую надпись, то выберите один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место и подправить. Для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом.

Импорт

Режим для импорта базы данных из предыдущих версий. Внимание! При обновлении версии используйте следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию. Выполните режим Настройки-Импорт.

Архивация

Периодически делайте архив. Всегда можно купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается в папке с программой в виде файла DB240212.ZIP, где цифры это дата создания архива. Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).

Разархивация

Восстановление данных из архива. Внимание! Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.

Настройка пусти к базе данных

Используется для указания пути к общей базе данных.

Другие возможности

Программа обладает многими гибкими возможностями:

• Все окна автоматически запоминают то местоположение, то, куда вы их передвинули;
• У многих окон можно изменять размеры, новые размеры запоминаются;
• Большинство списков с колонками (справочники и список заселяемых лиц) могут гибко настраиваться: можно изменить ширину каждой колонки, а также поменять колонки местами. Все изменения автоматически сохранятся
• Можно менять фон экрана (предпоследняя кнопка в инструментальной линейке), в том числе "подключать" свою фотографию или рисунок.

При работе со всеми справочниками действуют следующие правила:

• Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
• Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
• Порядок и ширину колонок можно менять
• Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
• По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочнику клиентов
• Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
• Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками "Добавить", "Изменить", "Удалить"
• Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением

Операции с колонками в справочниках:

• Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
• Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
• Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место

 Поиск по колонке в справочниках:

• Перейдите на нужную колонку - нажмите один раз мышкой на заголовке колонки
• Поиск внутри строки: начинайте вводить текст
• Поиск с начала строки: одновременно с нажатием первого символа нажмите <Shift>
• <Ctrl>+<Enter> - переход на следующую найденную запись
• <BackSpace> - стереть последний поисковый символ.

 При работе с многоуровневыми справочниками действуют следующие правила:

• В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
• При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
• Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
• Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
• Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
• Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
• Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна

 При работе с группами в многоуровневых справочниках действуют следующие правила:

• Отображаются все существующие группы текущего справочника
• Группы могут до 3 уровней вложенности (не считая корневой группы)
• Вы можете менять местами группы, просто перетаскивая их мышкой на новое место
• Если включен режим "Перемещать на такой же уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на том же уровне
• Если включен режим "Перемещать на подчиненный уровень", то перемещаемая группа будет расположена под группой-целью на подчиненном уровне
• Группы можно перемещать целыми ветвями
• Группу нельзя удалить, если в справочнике есть запись с этой группой
• Нельзя удалять узел с подчиненными узлами (сначала надо удалить подчиненные группы)

Желаем Вам успешной работы!